Zadania inżyniera budowy – Oficjalna korespondencja z inwestorem i wykonawcą

Ten artykuł jest kontynuacją części pierwszej. Ze względu na obszerność materiału musiałem podzielić temat oficjalnej korespondencji na dwa artykuły. Jeżeli jeszcze nie zaznajomiłeś się z poprzednią częścią zacznij od tego wpisu, a dopiero później wróć do poniższego tekstu.

Dla przypomnienia przytoczę ponownie listę spraw, w przypadku których wskazane jest zastosowanie oficjalnej korespondencji:

Usterka wykonawcza (Mängel),
Zastrzeżenia względem wykonania prac (Bedenken),
Opóźnienie w wykonaniu prac (Behinderung, Verzug),
Roboty dodatkowe (Nachträge),
Bezpieczeństwo (Sicherheit),
Odbiór prac (Abnahme),
Rozliczenia (Abrechnung),
Rękojmia (Gewährleistung).

W części pierwszej omówiłem już pierwsze trzy podpunkty powyższej listy. W dalszej części tego artykułu zajmiemy się pozostałymi zastosowaniami oficjalnej korespondencji.

Korespondencja dotycząca prac dodatkowych

Niejednokrotnie w trakcie prac budowlanych okazuje się, że przygotowując umowę i spis prac (LV – Leistungsverzeichniss) zapomniano o części z niezbędnych do ukończenia projektu robót. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić o tej nieścisłości zamawiającego oraz przygotować ofertę dla prac dodatkowych, nieuwzględnionych w pierwotnym, umownym spisie prac. Pismo zawiadamiające o pracach dodatkowych nazywane jest „Mehrkostenanzeige”, natomiast oferta na prace dodatkowe to „Nachtragsangebot”.

Jeżeli zawiadomienie o pracach dodatkowych i związanych z tym kosztach dotyczy oczywistych pomyłek związanych z nieuwzględnieniem części pomieszczeń lub elementów do wbudowania, to najczęściej nie będzie problemu, żeby dogadać się z zamawiającym i uzupełnić umowę o te prace.

Problematyczne może okazać się zawiadomienie o pracach dodatkowych niezwiązanych bezpośrednio z pominiętymi omyłkowo elementami, lecz z procesami towarzyszącymi rozpisanym pracom.

Przykładem może tu być żądanie przez murarza dodatkowego wynagrodzenia za zabezpieczenie pomieszczenia folią malarską (grubości do 0,2 mm).

Kwestie tego czy dane prace należy uznać za roboty dodatkowe (Besondere Leistung) czy prace towarzyszące (Nebenleistung) reguluje VOB/C.

Według VOB/C DIN 18330 Punkt 4.1.2 zabezpieczenie pomieszczenia folią malarską jest pracą towarzyszącą i murarz powinien wykonać ją nieodpłatnie.

Dodatkowe zabezpieczenia, takie jak: dokładne zabezpieczenie okien, drzwi, schodów, szczelne zabezpieczenie urządzeń przed kurzem, które opisane są w VOB/C DIN 18330 Punkt 4.2.26 należą z kolei do robót dodatkowych i wykonawca może żądać za ich wykonanie dodatkowego wynagrodzenia.

Ogólnie rzecz biorąc, należy dążyć do uregulowania kwestii wynagrodzenia za prace dodatkowe przed przystąpieniem do wykonania tych prac przez wykonawcę. Istnieje natomiast możliwość zlecenia prac dodatkowych przez zamawiającego z żądaniem wykonania ich bezzwłocznie. Jeżeli w ciągu 30 dni od zarządzenia wykonania prac dodatkowych przez zamawiającego nie nastąpi podpisanie aneksu do umowy na prace dodatkowe na podstawie oferty wykonawcy (Nachtrag), to wykonawca jest uprawniony do zażądania zapłaty w wysokości 80% przygotowanej przez niego oferty. Jeżeli do czasu odbioru końcowego nie zostanie zawarty aneks do umowy, rozliczenie za te prace następuje według faktycznych kosztów wykonawcy, które musi on udokumentować.

Zgłoszenie przez wykonawcę kosztów dodatkowych (Nachtragsangebot)

Sprawdzenie umownego zakresu prac.

Sprawdzenie faktycznego zakresu prac.

Określenie zmian zachodzących w umownym zakresie prac.

Sprawdzenie zasadności żądania wykonawcy oraz formalności.

Sprawdzenie wysokości dodatkowego wynagrodzenia.

Sprawdzenie zasadności żądania przedłużenia terminów umownych w związku z pracami dodatkowymi.

Korespondencja dotycząca bezpieczeństwa w pracy

Kwestia bezpieczeństwa na budowie i związanej z tym odpowiedzialności osób nadzorujących jest dosyć złożona i z tego względu poświęcę temu tematowi osobny artykuł. Odnośnie oficjalnej korespondencji w temacie BHP chciałbym tylko napomknąć, że w ramach obowiązków służbowych należy dokumentować własne działania związane z zapobieganiem wypadkom na budowie. Oprócz bezpośredniego upominania pracowników wykonawcy w terenie, warto napisać o powtarzających się incydentach do przełożonych tych pracowników. Taka korespondencja będzie dowodem na to, że należycie wykonywaliśmy swoją pracę i dopełnialiśmy swoich obowiązków w razie wypadku na budowie i jego nieprzyjemnych skutków dla nas, jako osób nadzorujących prace.

Korespondencja dotycząca odbioru robót

W momencie ukończenia całego zakresu prac przez wykonawcę, powinien on zgłosić zamawiającemu gotowość do przeprowadzenia odbioru końcowego. Odbiór jest dla wykonawców o tyle istotny, że dopóki prace nie zostaną odebrane, ponosi on odpowiedzialność za wyrządzone szkody i usterki. Do czasu odbioru jest on zobowiązany do ochrony własnych prac przed uszkodzeniami i działaniami innych. Po odbiorze końcowym, odpowiedzialność przenoszona jest na zamawiającego i to on w razie szkód musi udowodnić, czym zostały one spowodowane.

Aby móc dokonać odbioru końcowego muszą zostać zakończone wszystkie prace wykonawcy, określone w umowie. Wcześniejszy odbiór częściowy może mieć miejsce tylko i wyłącznie w przypadku realizacji projektu składającego się z jednoznacznie oddzielonych od siebie części, np. umowa obejmująca budowę 5 domów wolnostojących, gdzie odbiorowi częściowemu podlega 1 z nich (w którym wykonano już wszystkie prace).

Zamawiający w momencie otrzymania informacji o gotowości wykonawcy do odbioru, ma dwie możliwości. W przypadku, gdy prace nie zawierają znaczących usterek , powinien przeprowadzić odbiór końcowy i zaprotokołować go w formie pisemnej, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Zamawiający może także odmówić odbioru końcowego, argumentując odmowę istnieniem znaczących usterek lub niewykonaniem pełnego zakresu prac określonego w umowie. Na odmowę ma on dwa tygodnie. Jeżeli nie zajmie on stanowiska w tym terminie, prace wykonawcy zostają uznane w świetle prawa za odebrane!

Jeżeli nie wszystkie prace wykonawcy zostały ukończone lub odmówiono mu odbioru końcowego może on ubiegać się o przeprowadzenie tzw. „oceny stanu prac” (Zustandsfeststellung), które polega na wizualnej ocenie uszkodzeń lub niedociągnięć. Taka „ocena stanu prac” powinna być przeprowadzona w formie pisemnej oraz zawierać listę usterek i fotodokumentację.

Właśnie w takim celu bardzo przydatna jest aplikacja wspomagająca inżynierów w tworzeniu tego typu raportów.

W sytuacji, gdy na danej budowie aktywni są inni wykonawcy lub budynek jest już w jakiś sposób wykorzystywany przez zamawiającego, może dojść do dodatkowych uszkodzeń i usterek. Istnieje wtedy domniemanie, że oczywiste usterki, które nie zostały spisane w trakcie „oceny stanu prac” wynikły ze strony zamawiającego, pomimo, że prace nie zostały jeszcze odebrane.

Od dnia odbioru liczy się okres rękojmi i / lub gwarancji na wykonane prace.

Korespondencja dotycząca rozliczeń i płatności

W Niemczech zazwyczaj stosuje się rozliczenia z wykonawcami na podstawie rachunków częściowych (Abschlagsrechnung), gdzie każdorazowo wypłaca się część kwoty za wykonane prace. Po odbiorze prac, następuje ostatnie rozliczenie w postaci rachunku końcowego, czyli „Schlussrechnung”.

Rachunki częściowe (Abschlagsrechnung) sprawdza się na podstawie przedłożonych obmiarów (Aufmaß), które składają się z pozycji wyszczególnionych w zakresie prac (LV – Leistungsverzeichniss).

Raz uznane prace, mogą być korygowane aż do rozliczenia rachunku końcowego (Schlussrechnung). To oznacza, że nawet gdy zapłacimy już za daną część prac, a przy sprawdzaniu kolejnego rachunku częściowego zauważymy błąd, to możemy to skorygować.

W przypadku, gdy rachunek końcowy (Schlussrechnung) oprócz poprawnych pozycji zawiera dodatkowe pozycje, których nie ma w umowie lub pozycje, których nie można sprawdzić z powodu brakujących obmiarów, należy taki rachunek opłacić tylko w kwocie, którą można było jednoznacznie skontrolować. Dodatkowo należy poinformować wykonawcę o pozycjach, których nie było się w stanie sprawdzić. Na przekazanie tej informacji zamawiający ma 30 dni od dnia otrzymania rachunku. W przeciwnym wypadku, cały rachunek jest uznawany w świetle prawa za możliwy do sprawdzenia.

Według §650 g BGB oraz §14 i §16 VOB/B rachunek końcowy jest możliwy do sprawdzenia (prüffähig), jeżeli zawiera usystematyzowane zestawienie wykonanych prac, które są dla zamawiającego zrozumiałe.

Po otrzymaniu odpowiedzi (sprawdzenia rachunku) od zamawiającego, wykonawca ma 28 dni na zgłoszenie zastrzeżeń co do wyniku tego sprawdzenia i dodatkowe 28 dni na uzasadnienie zastrzeżeń. Jeżeli nie dotrzyma on tych terminów, wynik sprawdzenia rachunku przez zamawiającego uznaje się za ostateczny.

W trakcie rozliczeń z wykonawcą, zamawiający ma możliwość dokonywania potrąceń z rachunku (Einbehalt) na poczet: nieusuniętych usterek wykonawcy, szkód wyrządzonych przez wykonawcę, itd. Wszystkie kwestie i potrącenia muszą zostać uregulowane przy rachunku ostatecznym.

Korespondencja dotycząca rękojmi

Na wstępie tego akapitu chciałbym zwrócić uwagę na najistotniejsze z punktu widzenia osoby odpowiedzialnej za opiekę nad obiektem budowlanym informacje dotyczące okresu rękojmi. A są to:

kompletna lista wykonawców i okresu rękojmi / gwarancji na ich prace,
udokumentowane zastrzeżenia wykonawców z fazy budowlanej (Bedenkenanzeige),
uporządkowane dokumenty zabezpieczające typu weksle, gwarancje bankowe, poręczenia (Bürgschaft).

Zgłoszenie usterki w ramach rękojmi wygląda identycznie jak w przypadku usterek wykonawczych, czyli: podwójne pisemne wezwanie do naprawy w wyznaczonym czasie z groźbą obciążenia kosztami wykonawstwa zastępczego, a w przypadku braku reakcji, wdrożenie działań zastępczych i uregulowanie kosztów na podstawie zachowanej kwoty lub gwarancji bankowych.

Okres rękojmi może ulec wydłużeniu w wyniku zgłoszenia usterki lub ustaleń. Wydłużenie rękojmi w wyniku zgłoszenia usterki na dane prace wynosi 2 lata, ale nie krócej niż ustawowe 5 lat. To oznacza, że usterka zgłoszona po 2 latach od odbioru będzie podlegała rękojmi do 5 lat po odbiorze, a usterka zgłoszona po 4 latach od odbioru, będzie podlegać rękojmi sumarycznie przez 6 lat po odbiorze.

Podsumowanie

Jeżeli dotarłeś do tego miejsca, to dziękuję za Twoją wytrwałość 🙂 Ten materiał nie należy do najłatwiejszych, ani do najatrakcyjniejszych. Nie jest to zapewne także materiał, który pomoże mi w znacznym stopniu w promocji bloga i pewnie nie przyciągnie on zbyt wielu nowych czytelników na stronę (chciałbym się mylić 🙂 ) Niemniej jednak od dłuższego czasu planowałem publikację na ten temat, ponieważ jest on bardzo istotny w codziennej pracy inżyniera.

Na zakończenie przytoczę ponownie niemieckie motto, które jest wielokrotnie powtarzane przy prawie każdej okazji związanej z oficjalną korespondencją na budowie:

„Wer schreibt der bleibt” – „Kto pisze (ustalenia na piśmie), ten zostaje (jest zabezpieczony).

Artykuł, który przeczytałeś jest częścią serii „Zadania inżyniera budowy”, która porusza najistotniejsze tematy w kwestii codziennych obowiązków na budowie. Zachęcam Cię do przeczytania pozostałych artykułów z tej serii.

Jakie są Twoje doświadczenia w tym temacie?
Czy stosujesz na co dzień oficjalną korespondencję?

Jak na co dzień przebiega współpraca z Twoimi podwykonawcami i inwestorem (lub nadzorem inwestorskim)?

Kto w procesie budowlanym ma Twoim zdaniem najsilniejszą pozycję i może najlepiej wykorzystać oficjalną korespondencję? Inwestor? Generalny wykonawca? Czy może podwykonawca?

Blog o pracy inżyniera budowy w Niemczech