Już od dłuższego czasu zamierzałem poruszyć temat oficjalnej korespondencji pomiędzy członkami procesu budowlanego związanymi umowami, wagi tej korespondencji z prawnego punktu widzenia, a także omówić skutki spontanicznego działania w tej materii. Wstrzymywała mnie natomiast myśl, że ciągle nie jestem na tyle dobry i doświadczony w tej materii, żeby o tym napisać… W listopadzie 2022 roku wziąłem udział w dwudniowym szkoleniu prowadzonym przez radcę prawnego działającego w branży budowlanej, który wyjaśnił w trakcie wykładu wszystkie najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem z punktu widzenia inżyniera budowy. Wykład opuściłem pozytywnie zaskoczony faktem, że większość omawianych zagadnień znam i stosuję na co dzień! To taka mała lekcja w kontekście wiary w siebie 🙂 Często nie doceniamy swojej wiedzy i umiejętności, dopóki nie skonfrontujemy ich z rzeczywistością.
W poniższym artykule opiszę najważniejsze zagadnienia związane z oficjalną korespondencją pomiędzy dwoma związanymi umową członkami procesu budowlanego. Może to być relacja inwestor – generalny wykonawca, jak również generalny wykonawca – podwykonawca, podwykonawca – pod-podwykonawca itd.
Chciałbym natomiast nadmienić, że nie posiadam wykształcenia prawniczego i wszystkie opisane przeze mnie rozwiązania bazują na moim dotychczasowym doświadczeniu zawodowym oraz szkoleniach, w których uczestniczyłem. W moim artykule odnoszę się do standardów postępowania w Niemczech i mogą one różnić się od standardów obowiązujących w innych krajach.
Artykuł wyszedł na tyle obszerny, że postanowiłem podzielić go na dwie części. W ten sposób tekst będzie łatwiejszy do skonsumowania 🙂
Dlaczego oficjalna korespondencja jest istotna?
Z punktu widzenia Bauleitera (Inżynier budowy) pracującego dla generalnego wykonawcy formułowanie oficjalnych pism jest czasem straconym i nieefektywnie zagospodarowanym. Wystarczyłoby bowiem, gdyby ustalone telefonicznie lub ustnie na budowie kwestie zostały dotrzymane i wykonane zgodnie z umową. Dopóki współpraca dobrze funkcjonuje i podwykonawca należycie wypełnia swoje obowiązki (i na odwrót) to wszystkie opisane w dalszej części zagadnienia są właściwie niepotrzebne 😉 Co więcej, jeżeli na budowie wszystko przebiega według ustaleń to teoretycznie nie trzeba z wykonawcą podpisywać nawet umowy!
W tym miejscu pewnie pomyślałeś sobie, że autor odleciał w swoich rozważaniach… Tu Cię uspokoję… Ja też nie wyobrażam sobie pracować zawodowo bez umowy i załączników szczegółowo opisujących zakres prac. Faktem jest natomiast, że indywidualni inwestorzy oraz mali przedsiębiorcy wykonują znaczną część prac budowlanych „na gębę”, gdzie w żaden sposób nie są zabezpieczeni. Jedni sobie chwalą, bo albo faktycznie wszystko jest w porządku, albo nie widzą błędów wykonawczych, inni z kolej płaczą, że zostali oszukani…
Oficjalna korespondencja ma trojaką funkcję. Pierwsza z nich to informacyjno-ponaglająca do działania. Druga to dowód w sporze sądowym i przed-sądowym. Trzecia to nadanie początku biegu niektórych terminów, które rozstrzygają sporne sytuacje.
Słowo wstępu podsumuję niemieckim powiedzeniem często powtarzanym w kontekście wszelkich ustaleń na budowie:
„Wer schreibt der bleibt” – „Kto pisze (ustalenia na piśmie), ten zostaje (jest zabezpieczony).
Kiedy należy stosować oficjalną korespondencję?
Wszystkie kwestie, które poruszę w dalszej części odnoszą się do naruszenia warunków umowy pomiędzy jej stronami. Oficjalna korespondencja ma za zadanie przywołanie strony umowy do wypełnienia jej zgodnie z ustaleniami. Niektórzy mogą stwierdzić, że zleceniodawcy (duże firmy) są uprzywilejowane względem swoich mniejszych kontrahentów, ponieważ to oni narzucają konkretny wzór umowy i jej treść, a tym samym mogą w niej zawrzeć niekorzystne dla drugiej strony zapisy.
W Niemczech wypracowano w tym celu konkretne zasady współpracy, które określone są w normach „VOB”. Mają one za zadanie regulować powinności stron umowy o prace budowlane. Aby przepisy te obowiązywały, należy ustalić ich przestrzeganie w umowie. Zdecydowana większość umów w Niemczech uwzględnia te zasady.
„VOB” zawiera zapisy uwzględniające interesy obu stron, aby żadna z nich nie była bardziej poszkodowana. W umowie można oczywiście zawrzeć zapisy unieważniające część zasad zawartych w „VOB”, jednakże zabieg ten może prowadzić w wypadku sporu do unieważnienia tych konkretnych punktów przez sąd, w przypadku gdy uzna on je za zbytnio naruszające interesy kontrahenta.
W wypadku sporu, strony umowy powinny dążyć do ugody przed-sądowej. Tak dzieje się z resztą w znacznej większości przypadków. Procesy sądowe mogą ciągnąć się 5, 10 lat lub dłużej i są przeważnie nieopłacalne dla żadnej ze stron.
Oficjalną korespondencję stosuje się w następujących przypadkach:
- Usterka wykonawcza (Mängel),
- Zastrzeżenia względem wykonania prac (Bedenken),
- Opóźnienie w wykonaniu prac (Behinderung, Verzug),
- Roboty dodatkowe (Nachträge),
- Bezpieczeństwo (Sicherheit),
- Odbiór prac (Abnahme),
- Rozliczenia (Abrechnung),
- Rękojmia (Gewährleistung).
Jak widać, lista krótka nie jest… W dalszej części omówię szczegółowo pierwsze trzy podpunkty. Pozostałe kwestie opiszę w części 2.
Korespondencja dotycząca usterek wykonawczych
Na początku dobrze jest wyjaśnić, co uważane jest za usterkę wykonawczą. Jest to mianowicie, każda rozbieżność jakości wykonania pomiędzy stanem określonym w umowie (SOLL-Leistung, określony w umowie i jej załącznikach takich jak: LV, opis funkcjonalny, plany, harmonogramy, próbki materiałowe itd.) oraz faktycznym wykonaniem na budowie (IST-Leistung).
Stwierdzone w trakcie kontroli usterki podwykonawcy należy zgłaszać w formie ustalonej w umowie, najczęściej pisemnie, z wyznaczeniem terminu na ich usunięcie. Pismo tego typu nazywane jest „Mängelanzeige”. Środkiem nacisku w tym przypadku jest groźba odmowy odbioru końcowego, jeżeli zgłoszone usterki są znaczące lub groźba częściowego rozwiązania umowy i wykonania napraw na koszt podwykonawcy. Wykonanie poprawek przez firmę zastępczą jest najczęściej znacznie droższe niż uzgodniony w umowie koszt. W procesach sądowych akceptowane są koszty 2-3 większe niż pierwotny koszt spornych prac i tego rzędu kwotę zlecający prace może zatrzymać na poczet wykonawstwa zastępczego z wystawionych przez wykonawcę rachunków.
Poniżej przedstawiam schemat postępowania w przypadku stwierdzenia usterek wykonawczych przez zamawiającego:
Stwierdzenie usterek wykonawczych przez zamawiającego
Pisemne zgłoszenie usterek wykonawcy (Mängelanzeige), z wyznaczonym terminem ich usunięcia oraz groźbą częścowego wypowiedzenia umowy i wdrożenia wykonawstwa zastępczego (§ 4 Abs. 7 VOB/B).
Ponowne pisemne zgłoszenie usterek wykonawcy (Mängelanzeige), z dodatkowym terminem ich usunięcia oraz groźbą częścowego wypowiedzenia umowy i wdrożenia wykonawstwa zastępczego (§ 4 Abs. 7 VOB/B).
Pisemne wypowiedzenie części lub całej umowy.
Wdrożenie wykonawstwa zastępczego.
Korespondencja dotycząca zastrzeżeń co do zleconych prac
W odróżnieniu od usterek, zastrzeżenia dotyczące wykonania konkretnych prac są zgłaszane pisemnie zamawiającemu przez wykonawcę. Pismo tego typu nazywane jest „Bedenkenanzeige”. Wykorzystuje się je, żeby poinformować zamawiającego o zastrzeżeniach wykonawcy co do metody wykonania danych prac, użytych materiałów, niewystarczających środków bezpieczeństwa w miejscu pracy lub szkodliwych działań innych wykonawców.
Skuteczne pismo musi wyjaśniać względem których prac wykonawca ma zastrzeżenia (miejsce), dlaczego (przyczyna) oraz co może się wydarzyć, jeżeli nie dokona się konkretnych zmian (skutek).
Zamawiający po otrzymaniu tego typu pisma może nie zgodzić się z punktem widzenia wykonawcy i mimo jego zastrzeżeń nakazać wykonanie prac według pierwotnych ustaleń. Wykonawca ma obowiązek je wykonać, jednakże, jeżeli spełnią się opisane przez niego w „Bedenkananzeige” negatywne skutki, nie ponosi on odpowiedzialności z tytułu rękojmi za naprawę tych konkretnych prac.
Zamawiający może również zgodzić się ze stanowiskiem wykonawcy i zarządzić stosowną zmianę, która może wiązać się z wykorzystaniem alternatywnych metod lub materiału, a także najczęściej dodatkowymi kosztami.
W przypadku, jeżeli wykonawca zgłosił zastrzeżenia względem innego wykonawcy (bo ten przykładowo uszkodził jego materiał / prace na budowie), zamawiający powinien wysłać „Mängelanzeige” wykonawcy, który wyrządził szkodę i obciążyć go kosztami naprawy.
Korespondencja dotycząca opóźnień w wykonaniu prac
Opóźnienia w pracach budowlanych mogą być spowodowane zaniedbaniami obu stron umowy o roboty budowlane.
W przypadku, gdy opóźnienie spowodowane jest zaniedbaniami ze strony wykonawcy, zamawiający powinien wystosować pismo ponaglające, które nazywane jest „Verzugsanzeige”. W piśmie tego typu należy wezwać wykonawcę do zachowania terminów umownych, najczęściej poprzez zwiększenie liczby pracowników i/lub dziennego czasu pracy. Jeżeli wskutek opóźnienia wynikły udokumentowane szkody dla zamawiającego lub wykonawców prac następujących, możne on wnosić o odszkodowanie z tytułu opóźnienia.
Stwierdzenie opóźnienia w wykonaniu prac przez zamawiającego
Pisemne zgłoszenie opóźnienia wykonawcy (Verzugsanzeige), z wyznaczonym terminem na wznowienie prac lub dotrzymanie terminu umownego oraz groźbą częścowego wypowiedzenia umowy i wdrozenia wykonawstwa zastępczego (§ 5 Abs. 4 VOB/B).
Ponowne pisemne zgłoszenie opóźnienia wykonawcy (Verzugsanzeige), z dodatkowym terminem na wznownienie prac lub dotrzymanie terminu umownego oraz groźbą częścowego wypowiedzenia umowy i wdrozenia wykonawstwa zastępczego (§ 5 Abs. 4 VOB/B).
Pisemne wypowiedzenie części lub całej umowy.
Wdrożenie wykonawstwa zastępczego.
W przypadku, gdy opóźnienie wynika z winy zamawiającego, wykonawca powinien wystosować pismo zawiadamiające o fakcie niemożliwości podjęcia prac zgodnie z umową nazywane „Behinderungsanzeige”. Jest to zabezpieczenie dla wykonawcy, które przedłuża terminy umowne o czas zaistniałego opóźnienia. Jeżeli wskutek opóźnienia wynikły udokumentowane szkody dla wykonawcy, możne on wnosić o odszkodowanie z tego tytułu.
Podsumowanie
Mam wrażenie, że powyższy tekst nie należy do najłatwiejszych i pewnie nie będzie należał do najpopularniejszych na blogu. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że Ci, którzy opanują sztukę posługiwania się narzędziem, którym jest oficjalna korespondencja w pracy zawodowej inżyniera, otworzy sobie drogę do lepszych zarobków oraz spokojniejszej i bardziej usystematyzowanej pracy.
W mojej pracy zawodowej spotkałem się z bardzo zróżnicowanymi podejściami podwykonawców w tym temacie. Poznałem firmy, które mają to w nosie i nie potrafią zabezpieczyć swoich interesów. Poznałem również takich, którzy wykorzystywali każdą okazję, żeby wyciągnąć więcej pieniędzy z danego projektu.
Dla mnie osobiście oficjalna korespondencja to swego rodzaju kunszt, a także rodzaj „gry” pomiędzy stronami umowy. Ci, którzy umiejętnie ją wykorzystają, mogą wiele zyskać w postaci dodatkowo zarobionych pieniędzy i odszkodowań. W mojej pracy staram się zachować zdrowy rozsądek i „złoty środek”. Zazwyczaj, jeżeli firmy dotrzymują wspólnych ustaleń lub występują niewielkie rozbieżności obywa się bez oficjalnych pism. Jeżeli natomiast terminy mocno się rozjeżdżają, usterki nie są naprawiane, a podwykonawca „ściemnia” lub nie odpowiada na maile i telefony nie ma wyjścia i należy zabezpieczać swoje interesy.
