Chciałbym podzielić się z Tobą kilkoma pomysłami na to, jak usprawnić swoją codzienną pracę i działać efektywniej. Być może pomyślisz sobie:
„Dlaczego miałbym pracować jeszcze ciężej? Przecież nie zapłacą mi za to więcej…”
lub
„Pracuję od rana do wieczora po 10 godzin dziennie i jestem ciągle zajęty. Brak czasu, to nie problem mojej efektywności tylko zbyt dużej liczby zadań…”
Nie znam dokładnie Twojej sytuacji, ale jestem pewien, że wprowadzając część z opisanych przeze mnie usprawnień, uda Ci się wygospodarować dodatkowy czas w pracy oraz szybciej wykonywać swoje zadania. Realizując terminowo swoje powinności poczujesz, że panujesz nad sytuacją i jednocześnie staniesz się bardziej pewny siebie. Twoi koledzy z pracy i przełożeni na pewno zauważą, że działasz efektywniej niż dotychczas. Nawet jeżeli nie będzie się to wiązało na początku z podwyżką, to powinieneś to zrobić dla siebie, żeby poczuć się w pracy pewniej i wygospodarować dodatkowy czas na swój samorozwój.
1. Oczyść przestrzeń wokół siebie
Czy Twoje biurko wygląda jak to na zdjęciu poniżej z lewej strony? Posprzątanie przestrzeni wokół Ciebie pozwoli Ci łatwiej utrzymać skupienie w pracy. Może to zabawne, ale uprzątnięcie zbędnych przedmiotów i dokumentów da Ci poczucie sprawczości i wprawi w dobry nastrój.
Wchodząc do swojego biura popatrz na swoje miejsce pracy jakby nie należało do Ciebie. Czy Twoim zdaniem jest to miejsce pracy osoby efektywnej? Jak oceniłbyś osobę, która siedzi przy tym biurku? Jeżeli Twoja ocena nie jest zbyt pozytywna, to możesz być pewien, że inni również podobnie będą Cię postrzegać.
2. Zadbaj o wirtualny porządek
To samo tyczy się pulpitu Twojego służbowego komputera. Dziesiątki ikon nie pozwalają łatwo i szybko znaleźć potrzebnych dokumentów? Zadbaj więc również o wirtualny porządek i segreguj na bieżąco wszystkie pobierane na komputer dokumenty. W ten sposób zawsze będziesz mieć wszystko pod ręką i zaoszczędzisz czas w przyszłości na szukaniu potrzebnych Ci plików.
3. Prowadź dziennik zadań
W trakcie pierwszych miesięcy po rozpoczęciu pracy jako inżynier budowy szybko zauważyłem, że nie jestem w stanie zapamiętać wszystkich zadań i spraw do załatwienia, które pojawiają się każdego dnia. Często byłem zaskoczony pytaniem o sprawę którą miałem załatwić w poprzednim tygodniu, ale o niej zapomniałem…
Założyłem wtedy specjalny zeszyt, w którym notowałem wszystkie zadania i istotne informacje. Wprowadziłem specjalny system oznaczeń, który miał mi ułatwić ich odnajdywanie:
- Pomarańczową literą „T” oznaczałem terminy spotkań,
- Niebieską literą „i” oznaczałem informacje,
- Czerwonym „!” oznaczałem szczególnie ważne informacje,
- Pustą kratką oznaczałem zadania do wykonania,
- Zielony „ptaszek” w kratce zadania oznaczał jego ukończenie.
W ten sposób, znacznie poprawiłem moją organizację i właściwie od tego czasu nie zdarza mi się już zapominać o wykonaniu jakiegoś zadania. Listę warto aktualizować i od czasu do czasu przepisywać te zadania, które jeszcze nie zostały wykonane i znalazły się już na tyle daleko w tyle, że straciliśmy je z widzenia.
Listę zadań można prowadzić również w formie codziennych list, gdzie każdego dnia, przepisujemy niewykonane zadania z dnia poprzedniego i dopisujemy nowe. Jest to jeszcze bardziej efektywny sposób zarządzania zadaniami, ponieważ wtedy każdego dnia ustalamy na nowo priorytety i wykonujemy zadania pod kątem ich ważności, a nie tego, jak długo zalegają już w naszym zeszycie.
4. Na bieżąco sortuj i „czyść” swoją skrzynkę E-mail
W moich skrzynkach pocztowych staram się na bieżąco sortować wszystkie przychodzące maile i czyścić ją, tak żeby w głównym folderze pozostały tylko bieżące sprawy, które wiążą się z zadaniami do wykonania. Założenie jest takie, by Twój główny folder skrzynki E-Mail reprezentował Twoją aktualną listę zadań. Wszystkie pozostałe maile niezwiązane z aktualnymi problemami powinny znaleźć się w odpowiednich folderach, żeby nie tworzyły one zbędnego szumu, a główny katalog poczty pomógł skupić się tylko na bieżących zadaniach.
5. Nie wahaj się niszczyć starych dokumentów, maili itp.
Jeżeli nie udało Ci się przeczytać jakiegoś artykułu lub maila i czeka on na Ciebie już dłużej niż miesiąc, to nie łudź się, że znajdziesz na niego czas w przyszłości. Usuń / Wyrzuć go i oczyść swoją przestrzeń. Najprościej zadać sobie następujące pytanie:
Czy usuwając / niszcząc ten artykuł/mail będę mieć problem ze znalezieniem tej wiedzy w Internecie w przyszłości?
Jeżeli odpowiedź brzmi „NIE” (a w zdecydowanej większości przypadków tak będzie) to wyrzuć/usuń go natychmiast bez wahania. Jeżeli odpowiedź brzmi „TAK”, to skataloguj go w odpowiedni sposób, żeby móc odnaleźć go z łatwością w przyszłości.
6. Grupuj zadania i wykonuj je w blokach czasowych
O ile to możliwe staraj się nieprzerwanie pracować nad danym zadaniem w z góry określonym bloku czasowym 45-60 minutowym. W ten sposób osiągniesz większe skupienie, a prawo Parkinsona zmobilizuje Cię do efektywniejszej pracy w z góry określonym czasie.
Dowiedziono, że grupowanie podobnych zadań w celu wykonania ich jedno po drugim podnosi efektywność i szybkość ich wykonywania. Tworząc więc listę swoich zadań postaraj się ułożyć je tematycznie.
7. Najgorsze zadania wykonaj w pierwszej kolejności
Nie daj się zwieść myślom wykonania łatwych zadań na rozgrzewkę… Stracisz czas rozwiązując małe, niewiele znaczące problemy, a w okolicy godzin południowych wizja uporania się z najgorszym zadaniem zniechęci i zdemotywuje Cię.
Wykonuj zawsze najbardziej priorytetowe zadania w pierwszej kolejności. Jeżeli uporasz się z najcięższym zadaniem na początku dnia, wszystkie pozostałe zadania wykonasz efektywniej i z większą przyjemnością.
8. Ukróć zbędne pogawędki telefoniczne
Odbierając telefon informuj na początku swojego rozmówcę, że nie możesz rozmawiać i masz mało czasu, mówiąc przykładowo:
„Dzień dobry. Za trzy minuty mam ważne spotkanie, ale jeśli to ważna sprawa to proszę kontynuować. Jak mogę pomóc?”
W ten sposób odsiejesz mało istotne telefony. W przypadku tych ważnych rozmówca streści się maksymalnie i przekaże informację / komunikat znacznie sprawniej.
Jeżeli telefon dzwoni w trakcie wykonywania ważnego zadania, wyślij dzwoniącemu wiadomość z informacją, że jesteś na spotkaniu i oddzwoń później, żeby się nie rozpraszać.
9. Korzystaj z narzędzi usprawniających Twoją pracę
Staraj się wykorzystywać narzędzia usprawniające Twoją codzienną pracę. Korzystaj z uprzednio przygotowanych formularzy, checklist, wzorów pism oraz aplikacji skracających czas wykonania Twoich zadań.
Możesz przykładowo skorzystać z aplikacji wspomagających tworzenie list zadań i usterek, takich jak np. Pocket Inspection. Zamiast godzinami przepisywać informacje na temat usterek, ich umiejscowienia i przeklejania zdjęć, skorzystaj z aplikacji, które zrobią to za Ciebie, a Ty zaoszczędzisz każdorazowo 1-1,5 h Twojego czasu.
Zniżka na wersję premium aplikacji Pocket Inspections
Testuj aplikację Pocket Inspections w wersji premium przez 14 dni za darmo.
Wpisując kod rabatowy:
"NIEZALEZNYINZYNIER"
na etapie płatności, cena zostanie obniżona o 10%. Z rabatu można korzystać wielokrotnie.
Kod rabatowy nie łączy się z innymi promocjami, ulgami i akcjami promocyjnymi.
10. Nie wpadnij w pułapkę perfekcjonizmu
Bycie perfekcjonistą jest jedną z przeszkód do bycia efektywnie pracującą osobą. Zbyt duża ilość czasu poświeconego na pojedyncze zadanie ogranicza liczbę zadań, którą można wykonać w ciągu dnia. Wykonując swoje obowiązki warto skupić się na sednie spraw. Na drobne błędy nikt „normalny” nie zwróci uwagi.
Pisząc oficjalne pismo, można poświecić na nie mnóstwo dodatkowego czasu stosując wysublimowane określenia i zawiłe opisy. Inżynier budowy to jednak żaden prawnik czy publicysta. Jego korespondencja powinna być zwięzła, nieskomplikowana i zrozumiała dla innych osób. Tak jak w przypadku priorytetyzowania zadań, należy skupić się na najważniejszych kwestiach, a pozostałe niepomijalne kroki wykonać jak najprościej i najszybciej.
11. Deleguj wszystkie mało znaczące zadania, a także te których negatywne efekty zaniedbania są mało istotne lub łatwo naprawialne
Na początku kariery zawodowej nie mamy zbyt dużych możliwości delegowania zadań, ponieważ to my znajdujemy się najniżej w hierarchii. Z czasem jednak, będziemy otrzymywać coraz bardziej odpowiedzialne zadania i w pewnym momencie, zostaną nam przydzieleni do pomocy studenci lub młodzi inżynierowie. Nie można popadać wtedy w żadną ze skrajności:
- niedelegowania niczego, ze względu na przeświadczenie, że to tylko Ty możesz coś wykonać dobrze,
- delegowania zbyt ważnych spraw i nie kontrolowania ich statusu – delegując zadanie, nadal jesteś odpowiedzialny za jego poprawne wykonanie, ale używając rąk i umysłu innych pracowników.
Deleguj więc wszystkie zadania, które nie są zbyt brzemienne w skutkach, żeby uwolnić dodatkowy czas. Nie zapomnij jednak kontrolować ich na bieżąco, ponieważ ostatecznie to Ty jesteś odpowiedzialny za efekty.
Podsumowanie
Zapewne część z opisanych przeze mnie metod jest Ci już znajoma. Jestem ciekawy czy wprowadzając je zauważyłeś jakąś różnicę.
Mam dla Ciebie wyzwanie! Wybierz tylko jedną (najsensowniejszą Twoim zdaniem) z opisanych przeze mnie metod i zastosuj ją od jutra w swojej pracy. Jestem pewien, że poczujesz się lepiej i będziesz działać bardziej efektywnie 😊
Super artykuł, idealny dla mnie. Część pomysłów na pewno wdrożę 🙂
Cześć Krzysiek!
Dziękuję za komentarz!
Daj znać za jakiś czas, jak zauważysz efekty 🙂
Powodzenia!
Czy to nie chodzi tylko o reklamę jednej aplikacji?
Cześć Paweł.
Udało mi się wynegocjować specjalny rabat na wersję premium aplikacji usprawniającej codzienne obowiązki w pracy inżyniera budowy i chcę się tym podzielić.
Na blogu zamierzam dawać jego czytelnikom dodatkową wartość, również w formie dodatkowych rabatów na przydatne produkty i usługi.
W związku z powyższym zamieściłem informację o rabacie również w tym artykule.
Co do Twojego pytania, to artykuł zostałby opublikowany niezależnie od polecanej w punkcie 9 aplikacji i miałby dokładnie taką samą wartość merytoryczną 😉
Pozdrawiam!